Wer Gebäude betreibt und instand hält, steht vor einer besonderen Herausforderung: Mehr als 2.000 Gesetze und Regelwerke sind zu beachten. Moderne IT hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Die richtigen Instandhaltungsstrategien für Immobilien zu entwickeln, ist nicht ganz einfach – zumal sich die gesetzlichen Anforderungen regelmäßig ändern. Seit Veröffentlichung der GEFMA Richtlinie 190 (GEFMA = German Facility Management Association), wurde ein Pfad in diesen unübersichtlichen Dschungel der Regelungen geschlagen: Der Begriff der „Betreiberverantwortung“ fasst seitdem Pflichten und Aufgaben zusammen, die der Eigentümer und Betreiber einer Immobilie hat. Eine exakte rechtliche Definition der „Betreiberverantwortung“ gibt es zwar nicht, doch sind sich Experten weitgehend einig, dass darunter die Pflichten zusammengefasst werden, die dazu beitragen, Gefahren zu minimieren, Schäden zu vermeiden und somit einen sicheren Betrieb sowie eine sinnvolle Instandhaltung von Immobilien zu erreichen. Im Bereich der kritischen Infrastruktur kommt der Betreiberverantwortung eine besondere Aufgabe zu: Denn gerade hier geht es in aller Regel um hoch sensible Anlagen, deren reibungsloser Betrieb ein hohes Maß an Aufmerksamkeit und Pflege verlangt. Kommen Betreiber ihren Verpflichtungen nicht nach und führt dies zu ernsthaften Schäden, können sich daraus schwerwiegende Rechtsfolgen ergeben. Sorgfalt bei der Planung, Kontrolle und Dokumentation des Aufgabenkatalogs ist deshalb besonders wichtig. Diese oft mühevolle und bürokratische Arbeit wird mit Hilfe moderner IT-Tools deutlich erleichtert: Software, Apps und Smartphone helfen dabei, allen Aufgaben sachgemäß nachzukommen und dabei Zeit sowie Aufwand zu sparen.
Mit diesen Maßnahmen sorgen Sie für eine kluge Instandhaltungsstrategie bei Ihren Immobilien und sind in Sachen Betreiberverantwortung auf der sicheren Seite:
1. Der erste Schritt, um alle Pflichten, die sich aus der Betreiberverantwortung ergeben, im Griff zu behalten, ist das Erstellen eines Anforderungskatalogs. Diese Punkte ergeben sich bei allen Gebäuden aus den Vorschriften der Bereiche Gebäudesicherheit, Verkehrssicherheit und Arbeitsschutz. Dies reicht vom Brandschutz über den Schutz vor herabstürzenden Gebäudeteile bis hin zum Räum- und Streudienst.
2. Bei Gebäuden, die im Bereich kritischer Infrastrukturen zum Einsatz kommen, gibt es zusätzliche sensible Fragen: Wie kann einer Beschädigung oder gar einem Ausfall wichtiger Anlagen vorgebeugt werden, zum Beispiel im Bereich der Energieversorgung? Welche Umweltvorschriften (Immissionsschutz, Bodenschutz, Luftreinhaltung etc.) sind zu beachten? Und: Wenn Aufgaben der öffentlichen Daseinsfürsorge erfüllt werden: Wie kann eine Versorgungssicherheit auch bei Schäden oder Notfällen im Gebäude erhalten werden?
3. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich mit Hilfe von Checklisten ein Überblick herstellen, wo, wann und wie oft kontrolliert werden muss. Auch die Zuordnung dieser Aufgaben zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern wird hier festgelegt. Wichtig: Eine völlige Übertragung der Betreiberverantwortung ist nicht möglich – der Betreiber haftet im Fall der Fälle immer mit. Wird die Übertragung der Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt, kann er sich sogar einem Organisationsversagen schuldig machen.
4. Neben den kurzfristigen Pflichten geht es dann um die Frage wie eine langfristige Instandhaltungsstrategie für die Immobilie aussieht. Wollen Betreiber den Werterhalt oder die Wertsteigerung ihrer Gebäude im Blick behalten, ist die Dokumentation von Aufgaben, die sich aus der Betreiberverantwortung ergeben, eine wichtige Maßnahme.
5. Bei der Durchführung der Aufgaben helfen moderne IT-Tools den Arbeitsaufwand schnell und effizient zu gestalten: Wer einen Überblick über alle relevanten Prüfpunkte haben will, muss keine Checkliste mehr auf Papier ausfüllen. Für die routinemäßigen Kontrollrundgänge werden Mitarbeiter mit Smartphones und Tablets ausgestattet: Vor Ort haken sie dann einfach ab, ob alle Vorgaben eingehalten wurden, die vorher als Daten oder Bilder im System hinterlegt wurden.
6. Die direkte Kopplung der stationären IT-Infrastruktur am PC-Arbeitsplatz mit Apps für das Smartphone macht den mobilen Einsatz an jedem Ort im Unternehmen möglich. Berichte sind dann überall abrufbar – ein wichtiger Vorteil, gerade bei Betrieben der kritischen Infrastruktur, wo Hallen, Anlagen und Bürogebäude oft räumlich weit auseinanderliegen.
7. Die Hersteller moderner IT-Anwendungen wie dem im Facility Management beliebten e-QSS achten darauf, dass Software intuitiv bedienbar ist und ohne großen Schulungsaufwand genutzt werden kann. Der Einsatz von Smartphone und Tablet kommt dabei einer neuen Nutzer-Generation entgegen: Die Steuerung per Wisch-Effekt und Berührung des Displays ist gerade jüngeren Mitarbeitern vertraut. Ähnlich wie in einem Flugzeug-Cockpit verfügen Objekt-Manager und QM-Beauftragte jederzeit über alle wichtigen Informationen, Reports, Kennzahlen und Status-Berichte. Ganz egal, wo sie sich gerade aufhalten.
8. Die Kontrolle externer Dienstleister kann digitalisiert schnell und einfach durchgeführt werden. Die zuständigen Fachkräfte geben alle Informationen vor Ort in das Smartphone ein. Und schon stehen dem Verantwortlichen an zentraler Stelle online sämtliche Daten zur Verfügung. Die ständige Transparenz über alle Abläufe sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister reibungslos abläuft, Schutz und Pflege von Immobilien sichergestellt sind.
9. Kontrollrundgänge werden beschleunigt: Wird bei einer Prüfung ein Instandhaltungs-Mangel entdeckt – beispielsweise ein lockeres Gebäudeteil, das abzustürzen droht – wird er sofort fotografiert und an die zuständige Stelle verschickt. Diese reagiert sofort, kann den Mangel beheben und zur Bestätigung ein Foto zurückschicken.
10. Eine enge Verzahnung zwischen dem eigentlichen sicherheitsrelevanten Check, den Instandhaltungs-Aufgaben und anderen betrieblichen Bereichen wird ohne großen Aufwand möglich. An sensiblen Kontrollpunkten kann ein individueller Workflow hinterlegt werden. Werden Mängel erkannt, kann der zuständige Lieferant direkt benachrichtigt oder eine Reparatur in Auftrag gegeben werden.
Über die Autoren: Eva und Oswald Neumann führen gemeinsam die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH im bayerischen Steingaden. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Qualitätsmanagement-Beratung und IT. Neumann & Neumann ist Anbieter der Anwendungen e-QSS und e-QSS touch, das im Facility Management zum Einsatz kommen.
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